Comment envoyer un e-mail de rappel depuis votre Gmail

Nous ne pouvons pas traiter la plupart des e-mails que nous recevons tout de suite, mais nous ne pouvons pas non plus les oublier. Les rappels par e-mail dans Gmail remettent les e-mails au-dessus de votre boîte de réception au moment où vous en avez besoin. Vous pouvez utiliser les rappels par e-mail dans Gmail pour transformer votre boîte de réception en une liste de tâches personnelle, qui apparaît en haut à droite lorsqu’elles doivent être traitées.

Avec environ 293,6 milliards d’e-mails devant être envoyés en 2019, le débordement de la boîte de réception devient de plus en plus difficile à éviter. La situation s’est tellement dégradée que, selon une analyse de McKinsey, le professionnel moyen passe 28% de la journée de travail à lire et à répondre aux e-mails.

Des outils comme Email Analytics peuvent vous aider à découvrir exactement à quel point le problème est devenu grave en fournissant des analyses et des rapports sur votre utilisation de la messagerie. Cependant, pour résoudre le problème, il faut à la fois des règles et des outils qui vous aident à éliminer définitivement le désordre.

Pourquoi avez-vous besoin de définir des rappels par e-mail dans Gmail?

Voici le problème avec la boîte de réception zéro (ou tout autre système d’effacement de la boîte de réception): tous les messages qui se retrouvent dans votre boîte de réception ne nécessitent pas une action immédiate.

Ce message d’un client qui a besoin d’un suivi en fin de semaine? Si vous le retirez de votre boîte de réception principale, vous avez besoin d’une méthode pour vous rappeler que vous avez un élément en attente et pour rappeler votre message lorsque cela est nécessaire.

Bien sûr, vous pouvez le faire manuellement. Et vous pouvez configurer des tâches dans votre gestionnaire de listes de tâches préférées pour vous rappeler d’aller chercher l’e-mail qui nécessite votre attention. Mais puisque ces deux approches augmentent le potentiel d’erreur humaine, l’automatisation est la voie à suivre.

Avantages de l’utilisation des rappels par e-mail dans Gmail

Des outils tels que la fonction de rappel par e-mail de Right Inbox vous aident à rester au courant des échéances et des conversations importantes automatiquement. Par exemple, vous pouvez l’utiliser pour:

Restez au courant des conversations. N’oubliez pas le suivi nécessaire simplement parce que l’e-mail d’origine est “hors de vue, hors de l’esprit”. Au lieu de cela, les rappels par e-mail vous permettent de définir un rappel pour une période future que vous spécifiez.

Surface des e-mails lorsque vous avez réellement besoin de les envoyer. Laisser les messages traîner dans votre boîte de réception – dans l’attente d’une action future – gaspille votre énergie mentale. Utilisez les actions personnalisables dans les rappels par e-mail pour déterminer comment, quand et où les messages archivés doivent être renvoyés dans votre boîte de réception.

Vous rappeler lorsque quelqu’un ne vous a pas répondu depuis un certain temps. Il est facile de se laisser distraire pendant que vous attendez une réponse par e-mail, mais laisser le suivi nécessaire passer entre les mailles du filet peut vous coûter des réunions, des offres et même votre réputation. Les rappels par e-mail déclenchés empêchent ces opportunités manquées.

Utiliser Right Inbox pour définir des rappels Gmail

Prêt à commencer? Voici comment configurer un e-mail de rappel à partir de votre compte Gmail:

Étape n ° 1: rédigez votre e-mail

Celui-ci est assez explicite. Cliquez pour rédiger un nouveau message ou pour répondre à un message existant, puis ajoutez votre contenu.

Étape # 2: Cliquez sur le bouton de rappel

Maintenant, supposons que vous ne souhaitiez pas envoyer votre message tout de suite. Plutôt que de croire aveuglément que vous vous souviendrez de l’envoyer à l’avenir, cliquez sur le bouton “Me le rappeler” en bas de votre e-mail.

Un certain nombre d’options par défaut – y compris 1 heure, 2 heures, quatre heures, demain matin et demain après-midi – apparaîtront, mais vous pouvez également définir votre propre délai personnalisé.

Si vous souhaitez définir vos propres paramètres par défaut, vous aurez également la possibilité de personnaliser le menu lui-même. Cliquez sur “Personnaliser ce menu” pour accéder à un écran séparé où vous pourrez ajouter vos durées préférées.

Étape 3: Personnalisez votre rappel

Outre la personnalisation de la durée après laquelle vous recevrez un rappel, vous pouvez également ajouter du contexte à votre rappel. Vous ne souhaitez pas recevoir de rappel de Right Inbox si vous recevez une réponse entre-temps? Vous souhaitez que votre rappel apparaisse en haut de votre boîte de réception? Sélectionnez parmi les options illustrées ci-dessous pour personnaliser le comportement de votre rappel en fonction de vos besoins:

C’est tout ce qu’on peut en dire. Asseyez-vous, attendez et votre e-mail désigné vous sera retourné, en fonction des paramètres que vous avez choisis pour votre e-mail de rappel.

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About the Author: Bryan Cho

Bryan is working as the Editor for Mcas Vista. He tries to keep our readers updated with the latest Tech news before anywhere else.

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